در شهرها، مناطق و محدوده هائی که شهرداری ها مستقر شده اند پس از آنکه احداث ساختمان به پایان رسید مالک، باید از همان مرجعی که پروانه احداث بنا را صادر کرده یعنی از شهرداری، درخواست صدور گواهی پایان کار نماید تا پس از بازدید مامور و کارشناس فنی شهرداری، مشخص شود که ساختمان مورد نظر، برابر نقشه تصویب شده، احداث گردیده است یا خیر و مشخص شود که در ساخت آن، مقررات قانونی و فنی مربوط به ساختمان سازی، رعایت شده است یا خیر؟

پس از احراز مطابقت بنا با پروانه و نقشه صادره و پس از احراز رعایت مقررات قانونی و فنی مربوطه، شهرداری با طی یک فرایند اداری و فنی، اقدام به صدور پروانه پایان ساختمان که در اصطلاح به آن، گواهی پایان کار گفته می شود می نماید.

صدور گواهی پایان کار ساختمان بدین معنی است که از لحاظ مقررات فنی و شهرسازی و از نظر شهرداری و سازمان های ذیربط قانونی، ساختمان احداث شده، مورد تائید می باشد.

ادارات ثبت اسناد و املاک، برای تنظیم و صدور صورتمجلس تفکیکی، بیش از هر چیز به گواهی پایان کار ساختمان، توجه دارند و اصولاً تا زمانی که گواهی پایان کار ساختمان، از سوی شهرداری، صادر نگردد امکان تنظیم صورتمجلس تفکیکی، بوسیله اداره ثبت اسناد و املاک، وجود ندارد و تا زمانی که صورتمجلس تفکیکی، وجود نداشته باشد امکان صدور سند مالکیت مجزی برای هر یک از واحدهای احداث شده در ساختمان وجود ندارد.

به هنگام معاملات و نقل و انتقال ساختمان های دارای سند مالکیت، دفاتر اسناد رسمی، قانوناً مکلف هستند اولاً از ممنوع المعامله نبودن طرفین معامله و ثانیاً از بازداشت نبودن ملک (ساختمان) و ثالثاً از فقدان تخلفات ساختمانی و رابعاً از وصول مالیات نسبت به معامله مورد نظر، اطمینان حاصل کنند و در این راستا استعلامات لازم را از ادارات و سازمان های ذیربط، بعمل می آورند بنایراین باید در نظر داشته باشیم که اصولاً دفاتر اسناد رسمی، نسبت به ساختمان ها و املاکی که دارای سند رسمی مالکیت، نیستند امکان ثبت سند و نقل و انتقال آن را ندارند و از سوی دیگر در مورد ساختمان ها و املاک دارای سند نیز، دفاتر اسناد رسمی، مکلف هستند با استعلام از شهرداری، از اینکه ساختمان مورد معامله، دارای گواهی پایان کار و فاقد تخلفات ساختمانی باشد اطمینان حاصل نمایند.

بنا به مراتب بالا می توان گفت، گواهی پایان کار، پیش نیاز صدور سند برای ساختمان است و وجود سند، پیش نیاز انجام معامله ساختمان در دفاتر اسناد رسمی است.

اخذ گواهی پایان کار ساختمان، وظیفه مالکین ساختمان یا قائم مقام قانونی یا وکیل قانونی آنان می باشد.

اگر مالک یا مالکین ساختمان، علیرغم تعهدات قراردادی خود از اقدام برای دریافت گواهی پایان کار، در قبال اشخاصی که ساختمان را پیش خرید، کرده اند خودداری نمایند خریداران می توانند الزام آنها را به ایفای تعهدات قراردادی از جمله الزام به اخذ پایان کار از شهرداری، از طریق مراجع قضائی، مطالبه کنند.