در طی اجرای پروژه‌های عمرانی، مبالغی از سوی کارفرما به پیمانکار از بابت هزینه انجام پروژه داده میشود. به همین دلیل باید ساز و کاری ایجاد شود تا در هر مرحله از عملیات اجرایی و طی مقاطع زمانی معین، مشخص گردد تا چه وجهی باید از کارفرما به پیمانکار تحویل گردد. برای نظم دادن به این فرایند عموماً در پروژه‌های عمرانی از صورت جلسه استفاده میشود. در واقع صورت جلسه مقدار کارکرد پیمانکار را در یک مقطع زمانی مشخص (مثلا یک ماه) نشان میدهد و ملاک پرداخت هزینه پروژه از سوی کارفرما به پیمانکار است. صورت جلسه خصوصا برای آیتم‌هایی از کار که در نقشه ها وجود ندارد و یا پس از اجرای کار پوشیده می شود اهمیت پیدا میکند چرا که این قبیل از کارها در صورت عدم تهیه صورت جلسه در دید نبوده و پرداخت هزینه انجام آنها دردسر ساز خواهد بود.
صورت جلسات عموما در برگه هایی مانند برگه شکل زیر نوشته میشوند. این برگه ها عموماً دارای هفت ستون عمودی هستند که این ستونها عبارتند از: ۱- ردیف ۲- شرح ۳- تعداد مشابه ۴- واحد ۵- ابعاد ۶- مجموع ۷- ملاحظات. البته ستونهای ابعاد و مجموع هرکدام خود به سه ستون طول، عرض، ارتفاع و فرعی، جزئی و کلی تقسیم شده‌اند.
در ستون شرح، همانطور که از اسمش پیداست شرح آیتم وارد می شود. در ستون تعداد مشابه، همانطور که مشخص است تعداد مشابه آن آیتم وارد می شود. دقت شد که موارد مشابه در صورتی مشابه لحاظ می شود که از لحاظ مشخصات دقیقا مشابه باشد. به بیان دیگر “طول”، “عرض” ، “ارتفاع” و و”وزن” (درصورت وجود هریک) باید مشابه باشند تا جزو ستون تعداد مشابه قرار گیرند.
در ستون واحد، واحد آیتم استخراج شده از فهرست بها وارد میشود. در ستون ابعاد و در قسمت طول، عرض، ارتفاع و وزن هرکدام درصورت وجود از نفشه برداشت شده و در محل خود قرار میگیرد.
در ستون مجموع و در قسمت فرعی حاصلضرب ستون تعداد مشابه در ستون ابعاد نوشته میشود. ستون دوم از قسمت مجموع مربوط به کسورات است. برای قسمتهای کسر شده نیز همین عملیات انجام شده ولی با علامت منفی در ستون فرعی درج میگردد. جمع ستون دوم قسمت مجموع از جمع ستون اول این قسمت کسر شده و عدد نهایی در ستون سوم نوشته میشود. در ستون ملاحظات نیز توضیحات لازم برای روش و نحوه متره کردن آورده میشود.
صورت جلسات توسط پیمانکار نوشته شده و مهندس ناظر اولین کسی است که آن را تایید کرده و به دفتر کارفرما ارسال میکند. برای مثال برای عایق رطوبتی (ایزوگام) کف یک سرویس بهداشتی به شکل زیر، صورت جلسه‌ای به شرح زیر تهیه شده است که نشان میدهد در کل پیمانکار ۵٫۴۶ متر مربع عایق کاری انجام داده است. (عایق کاری بر روی سطوح قائم تا ۳۰ سانتیمتر ادامه می‌یابد و ضخامت دیوارها ۱۰ سانتیمتر و عرض درب ۸۰ سانتیمتر در نظر گرفته شود)
نکات مهم در صورتجلسات
در تنظیم صورت جلسات که باید بر اساس ضوابط تهیه شود، موارد زیر نیز باید مورد توجه قرار گیرد:
۱- صورت جلسات در موارد تعیین شده در پیمان، باید در حین اجرای عملیات و بر اساس نقشه های اجرایی، مشخصات فنی عمومی، مشخصات فنی خصوصی و دستور کارها تهیه شوند و شامل حداقل اطلاعات زیر باشند:
– نام کارفرما، مهندس مشاور، پیمانکار، شماره و تاریخ پیمان، موضوع پیمان و شماره و تاریخ صورت جلسه،
– ذکر دلایل و توجیهات فنی لازم برای اجرای کار موضوع صورت جلسه،
– ارایه توضیحات کافی و ترسیم نقشه با جزییات کامل و بیان مشخصات فنی کار،
– متره نمودن کار و محاسبه مقادیر و احجام عملیات.
۲- صورت جلسات باید به امضای پیمانکار، مهندس ناظر مقیم، مهندس مشاور و کارفرما (در موارد تعیین شده) برسد. تمامی صورت جلسات باید توسط کارفرما به مهندس مشاور (با رونوشت جهت اطلاع و پیگیری پیمانکار) برای اعمال در صورت وضعیت به همراه موضوع کار و جدول خلاصه مقادیر ظرف مهلت سه هفته ابلاغ شود. چنانچه صورت جلسات مزبور ظرف مدت یاد شده از طرف کارفرما به هر دلیل ابلاغ نگردید، با پیگیری مکتوب پیمانکار، لازم است کارفرما دلایل عدم ابلاغ یا لزوم تهیه صورت جلسه اصلاحی را به اطلاع مهندس مشاور و پیمانکار برساند. پس از آن در صورت نیاز به تهیه صورت جلسه اصلاحی، لازم است مراحل تهیه و ابلاغ آن ظرف مدت دو هفته انجام شود. پس از سپری شدن مهلت دو هفته، چنانچه صورت جلسه اصلاحی به هر دلیلی خارج از قصور پیمانکار از طرف کارفرما با تاخیر ابلاغ شود، میزان تاخیر به وجود آمده (نسبت به مهلت سه هفته) در ابلاغ صورت جلسه اصلاحی و پرداخت مبلغ مربوط به آن، بر اساس دستورالعمل مربوط، در رسیدگی به تاخیرات پیمان منظور می گردد.
صورت جلسات فاقد ابلاغ کارفرما معتبر نبوده و قابل استناد نمی باشد. ابلاغ صورت جلسات توسط کارفرما به منظور مستند سازی مدارک و صورت جلسات بوده و از تعهدات و مسوولیت های مهندس مشاور و پیمانکار نمی کاهد.
۳-تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورت جلسه مطابقت داشته باشد و ابلاغ صرفا با مسئولیت و تایید بالاترین مقام دستگاه اجرایی می تواند در زمان دیگر انجام شود.
۴- هرگونه پرداخت به پیمانکار از بابت کار انجام شده (در ارتباط با موضوع صورت جلسه) قبل از تنظیم و ابلاغ صورت جلسه مجاز نمی باشد.
صورت وضعیت چیست؟
برای مالی و ریالی کردن مقادیر صورت جلسه از سند دیگری بنام صورت وضعیت استفاده میشود. صورت وضعیت یعنی گزارش ریز مقادیر انجام عملیات و مالی کردن از بابت عملیات انجام شده بر اساس قیمتهای توافق شده بوده و مقادیر احجام کار در صورت وضعیت براساس مقادیر تایید شده از صورت جلسات نوشته میشود.
صورت وضعیت می تواند موقت و می تواند قطعی باشد. پیمانکار معمولا در انتهای هر ماه مقادیر کارکرد عملیاتش در آن ماه رادر قیمتهای توافق شده ضرب کرده و با ضرائب توافق شده درخواست مالی خود را ارائه میکند. مهلت پرداخت صورت وضعیتهای موقت ۱۰ روز رسیدگی در مشاور و ۱۰ روز رسیدگی و پرداخت در کارفرما میباشد.
پس از اینکه کلیه‌ی مراحل ساخت و ساز به پایان رسید و پروژه آماده بهره‌برداری شد، «صورت وضعیت قطعی» توسط پیمانکار تهیه میشود. در این مرحله پیمانکار تقاضای «تحویل موقت» مینماید. اگر دستگاه نظارت عیب و نقصی در کار وی مشاهده نکرد پیشنهاد او را قبول میکند و تحویل موقت صورت میپذیرد، یعنی ساختمان جهت استفاده به کارفرما تحویل داده میشود.
پس از تحویل موقت، پیمانکار باید تا زمانی که در پیمان به عنوان«دوران تضمین» قید شده است (حدود یکسال) حسن انجام عملیات را ضمانت کند. یعنی مسئولیت مشکلات و معایبی را که از ناحیه‌ی او ایجاد شده است به عهده بگیرد و در صورت وجود این مشکلات، آنها را با هزینه‌ی خود برطرف کند.
پس از پایان دوران تضمین و در صورتیکه هیچ عیب و نقصی در کار مشاهده نشود پیمانکار در خواست تحویل قطعی مینماید و تسویه حساب نهایی انجام می-شود. به این ترتیب پروژه پایان میپذیرد.
۰ دیدگاه